
Banyak organisasi ragu-ragu dalam hal menerapkan sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) yang baru. Meskipun manfaat dari implementasi ERP yang sukses jarang dipertanyakan, sering kali ada kekhawatiran terkait kegagalan implementasi ERP. Sangat mudah untuk merasa lelah, buang-buang waktu dan menambah proses kerja perusahaan selama proses implementasi. Terlebih bila implementasi secara keseluruhan dengan begitu banyak modul dan fitur yang akan dikelola. Hal ini berujung pada pemikiran bahwa implementasi ERP adalah proses yang sia-sia karena perusahaan memiliki kertas kerja manual yang selama ini nyaman digunakan untuk pelaporan kinerja.
Lagi pula, ketika disurvei, satu dari tiga perusahaan menilai implementasi ERP mereka tidak berhasil. Implementasi ERP yang gagal tidak hanya membuat organisasi terlihat buruk, tetapi juga dapat menyebabkan kekacauan finansial yang serius. Memahami penyebab mendasar dari kegagalan ERP dapat membantu Anda menghindari kesalahan yang sama dengan sistem baru dan merencanakan timeline implementasi dan hasil proyek yang realistis.

Meskipun setiap organisasi dan perangkat lunak ERP mereka unik, ada beberapa penyebab umum yang menyebabkan kegagalan implementasi ERP, termasuk:
- Kurangnya pemahaman tentang sistem dan persyaratan bisnis
- Kurangnya pendanaan dan sumber daya
- Kurangnya komitmen kepemimpinan
- Kurangnya manajemen perubahan
- Kurangnya atau kurangnya pelatihan pengguna akhir
- Kurangnya pengujian
- Kurangnya transparansi organisasi
- Perencanaan proyek yang tidak memadai
- Kegagalan memetakan, mengimpor, dan membersihkan data lama
Semakin rumit proses implementasi ERP, semakin besar kemungkinan kegagalan. Ada beberapa alasan kegagalan proyek implementasi proyek:
Kurangnya pemahaman tentang sistem dan kebutuhan bisnis
Berapa banyak organisasi yang telah menghabiskan jutaan rupiah untuk sistem baru, hanya untuk menyadari bahwa perangkat lunak tersebut sebenarnya tidak membantu menyederhanakan proses operasional?
Tidak memahami atau memetakan secara lengkap proses apa yang harus diselesaikan oleh ERP baru dapat mengakibatkan kegagalan upaya implementasi ERP. Semua anggota tim inti / key user harus dilibatkan dalam proses pengambilan keputusan dan perencanaan awal.
Kurangnya pendanaan dan sumber daya
Sayangnya, sistem ERP sering kali menimbulkan biaya, baik sebelum maupun setelah implementasi yang berhasil. Tidak jarang terjadi prakiraan keuangan yang terlalu optimis, dan lebih sering terjadi, anggaran membengkak. Carilah solusi yang sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan, tetapi juga perhitungkan potensi dukungan berkelanjutan add-on dan modifikasi setelah implementasi.
Kurangnya komitmen kepemimpinan
Penolakan internal seharusnya menjadi tanda kegagalan implementasi ERP. Meskipun peluncuran perangkat lunak baru dapat berhasil tanpa kepemimpinan yang berkomitmen, Anda berisiko tidak memperoleh semua manfaat dari transformasi digital. Pengguna akhir dapat tetap tidak termotivasi dan tidak bersemangat untuk beralih ke perangkat lunak baru.
Kurangnya manajemen perubahan
Sering kali, biaya proyek besar yang terkait dengan peluncuran perangkat lunak besar dapat dikurangi dengan mengabaikan pentingnya manajemen perubahan yang efektif.
Pada kondisi terbaiknya, manajemen perubahan / transformasi digital yang terorganisasi dengan baik membantu memastikan bahwa semua hasil dan keluaran yang diinginkan tercapai dengan mendukung transisi individual. Ini berarti bahwa, untuk implementasi ERP yang sukses, semua karyawan yang dimaksudkan untuk menggunakan perangkat lunak baru dapat mengadopsi dan menggunakannya dalam kehidupan sehari-hari mereka.
Pelatihan pengguna akhir (end user) yang tidak memadai
Sistem ERP tidak secara otomatis menyelesaikan semua masalah dalam siklus produksi atau operasi lainnya. Efektivitas sistem ERP secara langsung bergantung pada seberapa baik pengguna akhir / end user mengetahui cara menggunakan perangkat lunak untuk mengotomatiskan tugas-tugas rutin.
Jika pengguna akhir perangkat lunak baru tidak terlatih dengan baik, Anda berisiko menurunkan produktivitas karyawan Anda, selain akurasi data. Kemungkinan besar perangkat lunak yang tidak dikenal dan sulit digunakan oleh pengguna akan semakin membuat karyawan tidak bersemangat dan kehilangan motivasi.
Kurangnya pengujian
Mengabaikan atau terburu-buru dalam fase pengujian implementasi perangkat lunak dapat menimbulkan konsekuensi yang besar. Kurangnya pengujian dapat menyebabkan kekacauan internal pasca peluncuran, terutama jika Anda menghadapi masalah terkait rantai pasokan, seperti masalah dengan penagihan kontraktor / pemasok atau kurangnya pengawasan data keuangan.
Kurangnya transparansi organisasi
Ada dua kesalahan kritis yang dapat dilakukan tim selama proses peluncuran perangkat lunak. Pertama, tim implementasi harus mengomunikasikan tujuan dan jadwal proyek secara internal dengan jelas, sehingga setiap departemen tahu kapan harus beralih ke ERP baru.
Kedua, tim harus menyimpan catatan yang terbuka dan transparan dari seluruh proses dari awal hingga akhir. Ini berarti memiliki catatan rapat GAP analisis, pembaruan proyek, dan informasi penting lainnya yang tersedia dengan mudah. Ini membantu orang lain untuk mengetahui perkembangannya jika ada perubahan dalam tim inti / key user pada titik mana pun selama proyek.
Perencanaan proyek yang tidak memadai
Seperti halnya proyek apa pun, perencanaan yang baik berarti setengah dari pekerjaan selesai. Terburu-buru dalam tahap perencanaan awal dapat mengakibatkan terabaikannya atau hilangnya aspek-aspek penting dari implementasi ERP secara keseluruhan. Dengan tidak memetakan departemen mana yang memerlukan akses ke perangkat lunak baru, Anda dapat menyebabkan banyak masalah pasca peluncuran.
Misalnya, Anda mungkin berhadapan dengan orang yang salah yang memiliki akses ke hal yang salah, pengguna akhir tidak mengetahui cara terbaik menggunakan perangkat lunak untuk mengotomatiskan tugas-tugas rutin, atau membuat keputusan berdasarkan data yang tidak akurat atau benar-benar salah.
kesulitan memetakan, mengimpor, dan membersihkan data lama
Sangat jarang suatu organisasi untuk mempertimbangkan data yang ada saat implementasi ERP. Untuk memperoleh manfaat yang tepat dan mendapatkan laba atas investasi perangkat lunak awal, penting untuk memahami jenis data yang sudah ada, dan bagaimana data tersebut dikategorikan dan dikelola secara historis.
Jika data lama tidak dipertimbangkan selama proses implementasi ERP, Anda berisiko memiliki data yang tidak akurat dalam sistem baru Anda, dan kurangnya wawasan historis tentang hal-hal seperti tren pembelian atau angka penjualan sebelumnya.

Strategi Mitigasi Kegagalan Implementasi ERP
- Perencanaan dan penentuan ruang lingkup yang komprehensif. Mulailah dengan penilaian kebutuhan menyeluruh untuk menyelaraskan kemampuan ERP dengan tujuan bisnis. Tetapkan tonggak pencapaian, peran, tanggung jawab, dan kriteria keberhasilan yang jelas. Pastikan ada manajer proyek khusus untuk mengawasi proses dan menjaga keselarasan di antara semua departemen.
- Manajemen perubahan dan keterlibatan pengguna yang kuat. Kembangkan rencana manajemen perubahan yang melibatkan karyawan sejak awal. Lakukan lokakarya, sesi umpan balik, dan pembaruan rutin untuk membangun rasa kepemilikan. Fokus pada pelatihan yang tidak hanya berpusat pada sistem tetapi juga membahas bagaimana proses baru akan memengaruhi peran sehari-hari.
- Dukungan eksekutif dan tata kelola. Dapatkan dukungan dari pimpinan puncak untuk memastikan sumber daya dan pendanaan yang memadai. Tetapkan kerangka tata kelola dengan komite pengarah untuk memberikan pengawasan, membuat keputusan tepat waktu, dan mengatasi eskalasi.
- Penyiapan dan migrasi data. Bersihkan dan standarisasi data dengan baik sebelum implementasi. Berinvestasilah dalam alat pemetaan data dan jalankan uji migrasi untuk mengidentifikasi potensi masalah sejak dini. Pastikan strategi migrasi data selaras dengan rencana proyek ERP secara keseluruhan.
- Manajemen risiko dan perencanaan “kontinjensi”. Identifikasi potensi risiko (misalnya, kehilangan data, perluasan cakupan) dan kembangkan rencana mitigasi untuk masing-masing risiko. Alokasikan buffer dalam timeline untuk tantangan yang tidak terduga. Tinjau risiko secara berkala dan sesuaikan strategi sesuai kebutuhan.
- Pengujian berulang dan jaminan kualitas. Lakukan beberapa putaran pengujian, termasuk pengujian unit, pengujian integrasi, dan pengujian penerimaan pengguna / UAT (user acceptance test). Buat siklus umpan balik untuk mengatasi masalah dengan segera. Pertimbangkan masa real testing (percontohan) dalam lingkungan yang terkendali untuk mengukur kinerja dan respons pengguna sebelum peluncuran penuh.
- Pelatihan dan dukungan berkelanjutan. Tawarkan program pelatihan berkelanjutan yang disesuaikan dengan berbagai kelompok pengguna untuk membangun kompetensi dan kepercayaan diri pada sistem baru. Sediakan saluran dukungan yang dapat diakses seperti meja bantuan, panduan pengguna, dan modul pembelajaran elektronik untuk mengatasi pertanyaan yang sedang berlangsung.
- Tinjauan dan pengoptimalan pasca-implementasi. Setelah peluncuran awal, lakukan tinjauan pasca-implementasi menyeluruh untuk menilai proyek terhadap indikator kinerja utama (KPI). Identifikasi kesenjangan, area yang perlu ditingkatkan, atau kebutuhan pengguna tambahan. Gunakan wawasan ini untuk mengoptimalkan sistem ERP lebih lanjut.
Hindari kegagalan implementasi ERP di organisasi Anda!