Ketika sistem ERP resmi aktif, banyak tim merasa lega. Seolah proyek besar telah selesai. Tapi deploy bukanlah garis akhir. Ia adalah garis start—titik awal dari transformasi operasional yang sesungguhnya.
Di balik layar, sistem mungkin sudah siap secara teknis. Tapi ada beberapa pertanyaan mendasar:
Apakah tim sudah siap secara operasional?
Apakah data sudah benar, alur transaksi sudah teruji, dan pengguna sudah percaya diri?
Di sinilah fase transisi dimulai. Dan inilah yang harus dilakukan setelah sistem ERP ter-deploy.
🎯 Studi Kasus: Migrasi ERP di Perusahaan Properti Lokal
Bayangkan sebuah perusahaan properti bernama Terasindo Property, yang selama bertahun-tahun mengelola transaksi dan laporan keuangan secara manual menggunakan spreadsheet. Ketika mereka memutuskan untuk beralih ke sistem ERP modular, tim internal merasa antusias sekaligus cemas.
Setelah sistem selesai dideploy, mereka langsung menginput saldo awal akun-akun keuangan, daftar properti, vendor kontraktor, dan aset tetap seperti kendaraan operasional dan peralatan survei. Tapi di minggu pertama, muncul beberapa masalah:
- Saldo awal piutang tidak sinkron dengan invoice aktif yang masih berjalan
- Inventory material bangunan tercampur karena lokasi belum ditandai dengan benar
- Tim marketing bingung mencatat biaya promosi karena belum memahami struktur COA
- Manajer proyek tidak tahu bahwa approval pembelian sekarang harus lewat sistem, bukan via WhatsApp
Tim IT dan finance segera melakukan validasi ulang, mengadakan sesi onboarding per divisi, dan membuat infografik alur transaksi untuk setiap modul. Dalam dua minggu, sistem mulai stabil dan laporan keuangan bulanan bisa ditarik otomatis—sesuatu yang sebelumnya memakan waktu lima hari.
✅ Langkah-Langkah Penting Setelah Deploy
1. Validasi Data: Menata Fondasi Sebelum Melangkah
Data awal—mulai dari saldo akun, struktur COA, vendor, pelanggan, inventory, hingga aset—harus divalidasi.
Tim keuangan dan operasional perlu meninjau kembali input awal, memastikan tidak ada duplikasi, kekosongan, atau kesalahan logika.
“Satu angka yang salah bisa membuat laporan keuangan menyesatkan. Validasi bukan sekadar cek, tapi bentuk tanggung jawab.”
2. Uji Coba Alur Transaksi: Simulasi Sebelum Realita
Sebelum sistem digunakan untuk transaksi nyata, lakukan simulasi:
- Pencatatan jurnal otomatis
- Proses pembelian dan penerimaan barang
- Approval dan workflow antar divisi
- Posting ke COA dan laporan keuangan
Gunakan skenario operasional harian agar uji coba terasa relevan.
“Sistem bukan hanya soal fitur, tapi soal bagaimana fitur itu digunakan dalam ritme kerja nyata.”
3. Onboarding Tim: Edukasi Adalah Kunci Adopsi
Sistem baru hanya sekuat pemahaman penggunanya. Training bukan sekadar demo, tapi proses membangun kepercayaan.
Berikan panduan onboarding yang mudah dipahami—artikel, infografik, video, bahkan voice-over. Pastikan setiap tim tahu ke mana harus bertanya jika ada kendala.
“Teknologi yang tidak dimengerti akan ditinggalkan. Edukasi adalah jembatan antara sistem dan manusia.”
4. Monitoring & Support: Temani Langkah Awal Tim
Dalam 1–2 minggu pertama, sistem butuh pendampingan. Catat semua kendala, error, dan pertanyaan. Lakukan patch ringan jika perlu. Dokumentasikan semua perubahan agar bisa ditinjau ulang.
“Support bukan hanya teknis, tapi juga emosional. Tim butuh rasa aman saat beradaptasi.”
5. Review & Evaluasi: Dengarkan Suara Pengguna
Setelah sistem berjalan, ajak tim untuk evaluasi. Modul mana yang membingungkan? Laporan mana yang tidak sesuai harapan?
Libatkan user dari berbagai divisi agar evaluasi lebih menyeluruh. Jangan buru-buru menambahkan fitur—kadang yang dibutuhkan hanya penyederhanaan.
“Sistem yang baik bukan yang paling canggih, tapi yang paling dipahami dan digunakan.”
6. Dokumentasi: Warisan Pengetahuan untuk Tim
Simpan semua SOP, panduan input, troubleshooting, dan alur kerja dalam satu tempat. Dokumentasi bukan hanya untuk teknisi, tapi juga untuk user operasional dan tim baru.
Gunakan format visual agar lebih mudah dipahami—infografik, video, atau slide.
“Dokumentasi adalah bentuk empati. Ia memudahkan orang lain memahami sistem yang kita bangun.”
7. Ketersediaan Key User di Setiap Entitas
Pastikan setiap entitas atau unit kerja memiliki satu key user / hero user yang memahami alur bisnis dan fitur sistem.
Tugas mereka bukan untuk melakukan improvement, tapi untuk:
- Memastikan fitur digunakan sesuai proses bisnis
- Menjadi penghubung antara operasional dan tim sistem
- Menjaga konsistensi penggunaan antar divisi
“Key user bukan hanya pengguna mahir, tapi penjaga integritas proses bisnis dalam sistem.”
8. Integrasi Modular: Buka Pintu Kolaborasi Digital
Pertimbangkan integrasi dengan sistem pajak, pelaporan pemerintah, atau dashboard eksternal.
Pastikan integrasi tetap modular agar tidak mengganggu sistem inti.
“Integrasi bukan soal teknis, tapi soal membuka peluang baru.”
9. Audit & Keamanan: Menjaga Sistem Tetap Sehat
Lakukan audit akses, backup data, dan cek log aktivitas. Pastikan sistem sesuai regulasi lokal.
Buat checklist audit bulanan agar keamanan dan compliance tetap terjaga.
“Sistem yang aman adalah sistem yang dipercaya.”
10. Budaya Digital: Transformasi yang Sesungguhnya
Transformasi digital bukan hanya soal software, tapi juga mindset. Dorong budaya dokumentasi, transparansi, dan data-driven.
Rayakan keberhasilan kecil. Libatkan user dalam pengembangan fitur. Bangun rasa memiliki.
“Sistem bukan hanya alat kerja. Ia adalah bagian dari budaya tim.”
🧭 Penutup: Deploy Adalah Awal, Bukan Akhir
Sistem yang baru saja ter-deploy bukan sekadar perangkat lunak—ia adalah cerminan cara kerja, budaya, dan visi tim ke depan. Setiap modul, setiap input, dan setiap approval adalah bagian dari cerita besar tentang bagaimana timmu memilih untuk bekerja lebih cerdas, lebih transparan, dan lebih terhubung.
Tidak apa jika di awal masih ada kebingungan. Tidak apa jika ada revisi. Yang penting adalah komitmen bersama untuk tumbuh. Dengan dukungan key user, dokumentasi yang jelas, dan semangat kolaborasi, sistem Latto akan menjadi alat pemberdaya yang nyata.
