
Beberapa orang masih bingung antara pesanan “purchase order” dengan “sales order“. Apakah yang membingungkan mereka adalah kata “purchase dan sales” atau kata “order” di akhir. Meskipun ada tumpang tindih antara purchase dengan sales order, keduanya sangat berbeda.
Kesalahpahaman terhadap istilah keuangan ini bukanlah suatu pilihan. olehnya, memberikan gambaran persamaan di antara keduanya akan membantu.
Purchase Order (PO) adalah dokumen yang dikirim ke pemasok ketika sesorang atau perusahaan Anda membeli sesuatu. Ini bisa untuk alat tulis, perabot kantor atau bahkan inventaris. Namun, sebelum PO dikirim ke pemasok, daftar permintaan pembelian harus disetujui oleh orang yang berwenang.
Segera setelah permintaan disetujui, PO kemudian dikirim ke pemasok, yang secara otomatis diterjemahkan menjadi perjanjian formal.
Secara umum, semua PO harus memuat:
- Nama produk atau layanan;
- Kuantitas;
- Harga;
- Ketentuan tambahan apa pun untuk penjualan, seperti diskon, dll;
- Nomor PO;
- Jangka waktu pembayaran, dan:
- Jadwal pengiriman.
PO dapat berbasis kertas atau elektronik. Salah satu keuntungan menggunakan PO elektronik adalah pengambil keputusan dapat melacak pesanan, mengakses laporan, dan memproses pembayaran dengan lebih cepat.
PO digunakan Untuk apa ?
Seperti yang disebutkan sebelumnya, PO memainkan peran besar dalam pembelian barang. Hal ini bermanfaat bagi semua perusahaan, baik perusahaan besar maupun kecil. Perusahaan besar cenderung memiliki departemen pengadaan (procurement) yang didedikasikan untuk fungsi ini, sementara pemilik usaha kecil lebih suka membuat pesanan pembelian sendiri.

Apa itu Sales Order (SO)?
SO dikeluarkan untuk pembeli oleh pemasok atau penyedia layanan. Dalam beberapa kasus, SO dikeluarkan setelah pembayaran diterima dari pembeli. Terkadang, pesanan penjualan juga dapat diterbitkan untuk barang yang dibeli secara kredit.
Ada berbagai cara untuk membuat SO. Pertama, SO dapat dibuat dalam format digital yaitu dibuat secara real-time dan langsung dikirimkan ketika pelanggan melakukan pembelian atau pemesanan. Kedua, configure-to-order (CTO) dapat diterbitkan ketika produk dikonfigurasi atau dirakit untuk memenuhi kebutuhan pelanggan yang unik, misalnya. komputer. Ketiga, engineer to order (ETO) dikeluarkan dalam situasi di mana beberapa instalasi dilakukan setelah pengiriman. Hal ini sebagian besar berlaku untuk barang yang perlu diinstalasi terlebih dahulu
Semua pendekatan di atas melibatkan penjualan dan pertukaran uang, namun bukan PO. Dengan kata lain, anda hanya dapat mengirimkan PO ke pemasok, sedangkan SO hanya dikirimkan ke pelanggan anda.
SO harus berisi informasi berikut:
- Nama produk atau layanan;
- Kuantitas;
- Harga;
- Ketentuan penjualan, seperti diskon, dll;
- Nomor PO dan;
- Kerangka waktu pembayaran dan jadwal pengiriman.
Seperti yang dikatakan diawal, kedua dokumen operational keuangan ini memiliki kesamaan jika diunakan untuk bertransaksi. yaitu, sama-sama mempengaruhi persediaan barang dagang (stok). PO akan menambah stok, sementara SO akan mengurangi stok yang ada di gudang.
namun hal ini tidak terjadi secara otomatis apabila pencatatan dilakukan secara manual. hal ini dikarenakan penambahan atau pengurangan stok hanya bisa dilakukan apabila dijembatani oleh proses good issue atau recieve. PO akan dilanjutkan dengan proses good recieve (GR), sementara SO akan mendorong proses good issue (GI)
Agar proses tersebut dapat berjalan otomatis secara pararel, anda dapat memanfaatkan software / applikasi keuangan, salah satunya Latto.Journal yang telah mengintegrasikan PO dan SO kedalam sistem pengelolaan keuangan melalui modul procurement.
Meskipun penggunaan software tampak seperti menambah biaya yang tidak perlu bagi usaha kecil, pandangan lain membuktikan bahwa perusahaan yang menggunakan sistem PO / SO elektronik mampu menurunkan kesalahan penerbitan faktur dan pembayaran. Anda juga dapat melayani pelanggan lebih cepat dibandingkan pesaing anda.